Privacyverklaring

Hoe gaat Stichting Kolom om met persoonsgegevens

• Contactgegevens Stichting Kolom: Jan Tooropstraat 136 1061 AD Amsterdam
• Verwerkingsverantwoordelijke: College van bestuur
• Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming van de CED Groep: m.vanderhorst@cedgroep.nl

Stichting Kolom verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. Stichting Kolom vindt een goede
omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving.
Stichting Kolom is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw
kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind
omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind

Stichting Kolom verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als
onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind
aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in
staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde
gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met
uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het
verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal
(foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging
van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

Welke gegevens verwerken wij van uw kind

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als
ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u
weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet
nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen
schrijven bij Stichting Kolom.

Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij
Categorieën van persoonsgegevens.

Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens
van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen
handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen
optreden in noodsituaties. Stichting Kolom zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer
gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te
komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in
deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen
met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie,
GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de
gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les
te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden
opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in
opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting Kolom. Met deze organisaties sluiten we
overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze
gegevens beveiligd worden.

Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere
doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers
kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast
bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende
bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft kunnen
wij u een overzicht hiervan geven.

Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar

Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet
vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Di
betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die
wij van uw kind verwerken.

Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te
wissen uit de systemen van Stichting Kolom. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te
vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties
waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit
mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of
wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u
hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te
dragen.

Stichting Kolom zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op
geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke
tussenkomst genomen.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd
opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens
bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat
melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens:

Categorie	Toelichting
1. Contactgegevens	1a: naam, voornaam, e-mail, opleiding (bv. sector techniek); 1b: geboortedatum, geslacht; 1c: overige gegevens te weten: adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen
2. Leerling nummer een administratie- nummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1
3. Nationaliteit en geboorteplaats
4. Ouders, voogd	Contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e- mailadres)
5. Medische gegevens	Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen)
6. Godsdienst	Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag).
7. Studievoortgang	Gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde studieresultaten te weten: Begeleiding leerling ( inclusief ontwikkelperspectief OPP) Aanwezigheidsregistratie Medisch dossier (papier) Klas, leerjaar, opleiding
8. Onderwijsorganisatie	Gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, schoolpasjes enz
9. Financiën	Gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders).
10. Beeldmateriaal	Foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming. Let op: Voor pasfoto voor identificatie-doeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier)
11. Leerkracht /docent /zorgcoördinator /intern begeleider /decaan /mentor	Gegevens van leerkrachten/docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen
12. BSN (PGN)	In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.
13. Keten-ID (Eck-Id)	Unieke iD voor de ‘educatieve contentketen’. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten.
14. Overige gegevens, te weten…	Praktijk onderwijs: CV’s van leerlingen